le guide argent des opérations non monétaires

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Que signifie le titre « Guide argent »?

Le titre du « Guide argent » a été choisi pour évoquer la notion monétaire sans avoir à décliner le titre au complet (Le Guide argent des opérations non monétaires). Ce titre visait aussi à inscrire l’ouvrage dans la suite des ressources réalisées par l’ARCA, soit Le Petit Gris : guide de l’édition en art et de la distribution autogérée, et même de celles réalisées par le RCAAQ dans sa série de petits guides (rouge, bleu, orange et vert).

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Pourquoi comptabiliser les opérations non monétaires?

Dans la plupart des montages financiers, l’organisme qui sollicite une aide financière est tenu de représenter sa propre participation, voire contribution au financement global de ses activités. Un bailleur de fonds pourrait ne financer qu’une partie du montage financier et exiger qu’un pourcentage provienne d’autres sources de revenus.

Dans le cas d’une subvention salariale, les coûts liés aux frais fixes (loyer, assurances, etc.), à la supervision et à la fourniture d’un poste de travail seraient couverts par le financement de base de l’organisme. Mais quand l’organisme doit, dans sa demande de financement de base, démontrer qu’un pourcentage de son financement global provient d’autres sources, on présume qu’il a accès à d’autres niveaux de financement public pour réduire sa dépendance à un seul bailleur de fonds. Si on prend par exemple le financement offert par les conseils des arts au niveau provincial, toutes les provinces ne sont pas égales : en 2019-2020, la moyenne du financement des centres d’artistes autogérés au Conseil des arts de l’Ontario était de 32 611 $ comparativement à celle des centres soutenus par le Conseil des arts et des lettres du Québec, qui se situait à 142 705 $.

Pour combler cette grande disparité dans le financement provincial (et municipal), certains organismes doivent saisir toutes les possibilités offertes par leurs partenariats et convertir en valeur comptable les apports non monétaires reçus, qui les aideront à atteindre le pourcentage requis pour se qualifier au financement.

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Comment déterminer la juste valeur marchande des opérations non monétaires?

La juste valeur du bien ou du service donné est basée sur le prix de vente normal établi par l’organisme lorsqu’il réalise ce type de revenus.

La juste valeur du service ou du bien reçu est établie par l’autre partie selon ses prix de vente habituels pour ce client ou partenaire.

Étant donné que la transaction effectuée est de nature non monétaire, la juste valeur marchande (JVM) se définit ici comme le montant de la contrepartie dont conviendraient des parties compétentes agissant en toute liberté dans des conditions de pleine concurrence, tel le prix de vente au détail dans un commerce local ou en ligne.

L’évaluation de la JVM n’est cependant pas une science exacte et il n’existe pas de barèmes universels. Une évaluation adéquate, fiable et raisonnable est essentielle pour comptabiliser les dons et échanges de services non monétaires dans les états financiers.

L’évaluation de la JVM peut varier d’un organisme à l’autre en fonction de plusieurs paramètres marchands (reconnaissance, réputation, rentabilité, rareté, durée de l’activité, volume d’un tirage, etc.).

L’évaluation de la JVM peut aussi varier dans le temps, car la JVM est établie au moment de la transaction.

Les parties engagées dans une transaction non monétaire doivent être en mesure de justifier leur méthode d’évaluation auprès des autorités fiscales. Votre comptable professionnel agréé (CPA) peut vous accompagner dans la détermination d’une méthode d’évaluation et vous expliquer les pièces justificatives requises.

Voici trois méthodes qui peuvent vous guider dans cette démarche.

Méthode de comparaison
Cette méthode propose de se baser sur des transactions de biens ou de services comparables. Afin de pouvoir agir à titre de comparables, les transactions doivent s’effectuer dans un secteur d’activité similaire, dans des conditions sociogéographiques analogues et à une date relativement récente. Par exemple, on peut comparer le prix avec ceux des soumissions demandées, avec des achats réels précédents ou encore par l’évaluation de la concurrence dans le même secteur d’activité. La méthode de comparaison doit aussi être contextualisée, car elle peut varier à l’intérieur d’un même secteur d’activité. En effet, la notoriété d’un événement hautement médiatisé, avec des statistiques de fréquentation bien documentées, ou la rareté d’un bien ou d’une œuvre, sont autant de facteurs qui peuvent influencer la JVM.

Méthode du coût
Cette méthode est basée sur le coût de revient d’un bien ou d’un service, c’est-à-dire de son coût de fabrication.

Dans le cas d’un bien, la méthode propose de déterminer le coût d’une remise à neuf en date d’aujourd’hui en suivant l’hypothèse que le coût réel reflète celui du marché, soit la JVM. Cette méthode s’apparente au coût de remplacement à neuf d’un bien utilisé par les compagnies d’assurance.

Dans le cas d’un service, il faut prendre en considération l’ensemble des dépenses indirectes incluses dans la prestation de ce service (frais de gestion, salaires ou honoraires, télécommunications, services publics, assurances, etc.). L’évaluation de ces dépenses indirectes permet d’estimer le coût de revient du service et d’évaluer ce coût par rapport au marché comparable.

Il peut arriver que l’estimation du coût de revient soit supérieure au prix comparable sur le marché. Par exemple, si louer votre salle d’exposition revenait à 5 000 $ par mois alors qu’un local équivalent sur le marché est disponible pour 2 000 $ par mois, la JVM doit pouvoir se justifier raisonnablement par des inclusions et des exclusions (techniciens, service de bar, gardien, assurances, mobilier, équipements, etc.).

Évaluation par un expert
Dans le cas de biens exceptionnels ou de valeur importante (terrains, bâtiments, objets de collections et œuvres d’art), il peut être pertinent de faire appel à une tierce partie professionnelle et indépendante. On peut également constituer un comité d’experts ou de pairs qui se dotera de critères d’évaluation.

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Comment comptabiliser les transactions non monétaires dans votre système comptable?

Veuillez consulter la section 3 du Guide argent afin de déterminer préalablement que la valeur des opérations non monétaires relatives à des biens ou à des services peut être comptabilisée dans vos états financiers. Si c’est le cas, vous pouvez poursuivre la lecture.

Pour tous les organismes ou entreprises, les revenus et les dépenses – ou, pour les OBNL, les produits et les charges – de l’exercice financier doivent apparaître dans le document État des résultats aux états financiers. Lorsqu’on effectue la soustraction produits moins charges, on obtient le résultat, soit un déficit ou un excédent, appelé aussi un profit.

Dans le cas de la réception de transactions non monétaires sous la forme de dons ou d’échanges de biens ou de services, il est important de procéder adéquatement à leur inscription aux états financiers afin de ne pas générer un faux profit ou un faux déficit!

Par exemple, votre organisme reçoit gratuitement une cartouche d’encre d’une valeur marchande de 175 $. La juste valeur du service ou du bien reçu constitue un revenu, appelé aussi un produit. Lors de l’inscription de cette transaction non monétaire dans le système comptable, on devrait donc inscrire les 175 $ dans un poste de produits. Mais l’organisme ne possède pas ces 175 $ en argent : il s’agit de la valeur marchande de cette cartouche d’encre. De plus, la cartouche d’encre a été utilisée et à la fin de l’exercice financier, elle est vide.

Il est important de se rappeler que la troisième condition requise pour la comptabilisation d’un don est que l’organisme aurait autrement dû l’acheter (voir la section 2 du Guide argent). Il s’agit donc d’une dépense de fourniture de bureau qui a été couverte par la réception d’une cartouche d’encre gratuite. C’est pour cette raison qu’il est important d’inscrire aussi la valeur marchande de la cartouche d’encre dans un poste de charges, en contrepartie du don reçu. Ainsi, par symétrie, l’effet de faux profit s’annule dans le système comptable.

Afin de présenter fidèlement l’information financière aux états financiers et de suivre les normes comptables, il est obligatoire de présenter distinctement les postes de produits sous l’appellation commandites et échanges de services ou ses synonymes : transactions non monétaires ou contributions en nature.

Quant aux charges, elles peuvent être présentées distinctement ou bien se fondre dans la charte comptable existante, selon les pratiques de votre organisme. Votre CPA peut vous accompagner dans ces opérations comptables.

Pour reprendre l’exemple de la réception d’une cartouche d’encre donnée, l’écriture comptable irait comme suit :
Charges (dépenses) Fournitures de bureau ou en nature – débit (DT) $175
Produits (revenus) Commandites et Échange de services – crédit (CT) $175

Le principe est le même lors d’un échange de services. Un montant correspondant à la JVM doit se retrouver dans un poste de produits et, par symétrie, dans un poste de charges.

Par exemple, un partenaire vous prête gratuitement un projecteur numérique pour un événement de 10 jours, service d’une valeur de 450 $. Ce partenaire se verra offrir une visibilité d’une valeur marchande équivalente en échange.

Pour cette commandite, l’écriture comptable irait comme suit :
Charges (dépenses) Commandites de marketing et échanges – DT $450
Produits (revenus) Commandites et échange de services – CT $450

Vous louez une salle de spectacle pour un événement et vous convenez d’un rabais en échange d’une visibilité. La valeur marchande de la location est de 700 $ et un rabais de 300 $ vous est offert en échange de visibilité sur vos réseaux sociaux.

Pour ce rabais, l’écriture comptable irait comme suit :
Charges (dépenses) Location de salle – DT $700
Produits (revenus) Commandites et échange de services – CT $300

Le coût assumé par votre organisme serait donc de 400 $.

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Quelle est la différence entre un don et un échange de services?

L’échange de biens ou de services est une transaction commerciale entre deux parties qui correspond à une fourniture taxable lorsque l’organisme est inscrit aux taxes. Fiscalement, le don, quant à lui, n’est jamais une fourniture taxable et n’est pas non plus assujetti aux taxes.

Pour en savoir plus au sujet des dons, consultez la section 2 du Guide argent.

Pour en savoir plus au sujet des échanges de services, consultez la section 3 du Guide argent.

Seuls les organismes de bienfaisance enregistrés peuvent délivrer un reçu de don de charité pour les dons en espèces, les dons de biens et les dons d’œuvre d’art. Les dons de services ne se qualifient pas pour l’émission d’un tel reçu à moins de faire l’objet de deux transactions distinctes, soit la prestation d’un service et la réception d’un don. À ce sujet, consultez la section 5.3 du Guide argent.

Les organismes à but non lucratif qui ne sont pas des organismes de bienfaisance enregistrés peuvent quand même recevoir des dons en espèces ou des dons de biens ou de services, mais ils n’ont pas le droit de délivrer des reçus de don de charité. Pour en savoir plus au sujet des organismes de bienfaisance, consultez la section 5 du Guide argent.

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Quelle est la différence entre une commandite et un échange de services?

Contrairement aux dons reçus (biens ou services), la commandite et l’échange de services impliquent une transaction équivalente entre deux parties.

La commandite est un don d’argent, de biens ou de services en échange de visibilité promotionnelle. Fiscalement, la commandite se nomme parrainage. Sur le plan du traitement des taxes à la consommation, la commandite n’est pas une fourniture taxable et, à moins d’exception, n’est pas assujettie aux taxes. Pour connaître les exceptions applicables, consultez la section 4.2 du Guide argent.

L’échange de services est une transaction commerciale entre deux parties. Techniquement, la transaction est comptabilisée comme une vente réciproque, mais au lieu d’échanger de l’argent, il peut s’agir d’un échange de biens ou de services de valeur équivalente. Sur le plan du traitement des taxes à la consommation, l’échange de services est une fourniture taxable et les taxes s’appliquent pour les parties inscrites aux taxes. Pour en savoir plus, consultez la section 4 du Guide argent.

Des transactions commerciales peuvent aussi prendre la forme d’un rabais en contrepartie d’une visibilité, ou encore d’une réduction de la facture en échange de services. Dans ces cas, il est important de déterminer si les taxes à la consommation s’appliquent, selon que votre organisme est inscrit ou non aux taxes. Pour en savoir plus, consultez la section 4.1 du Guide argent.

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Quelle est la différence entre un don reçu et le travail bénévole?

Plusieurs personnes s’impliquent bénévolement dans les organismes à but non lucratif. Peut-on comptabiliser ce bénévolat sous la forme de dons? Tout d’abord, nous vous invitons à consulter la section 2 du Guide argent, « Comptabilisation des dons reçus sous forme de biens ou de services ».

Conformément aux normes comptables applicables aux organismes sans but lucratif, pour constater ces dons dans ses états financiers, l’organisme doit s’assurer que les trois conditions suivantes sont respectées :

1 - la juste valeur (consultez la lexique du Guide argent) de ces dons peut faire l’objet d’une estimation fiable;
2 - les biens et services reçus sont utilisés dans le cadre du fonctionnement courant;
3 - l’organisme aurait autrement dû les acheter.

De manière générale, les organismes ne comptabilisent pas systématiquement tout le bénévolat dans leurs états financiers, et ce, pour les deux raisons suivantes :

1 - L’évaluation de la juste valeur est trop difficile;
2 - L’organisme n’a pas la capacité financière d’acheter ces services, donc la troisième condition voulant que, n’eût été ce don, il ait quand même acheté ces services n’est pas remplie.

Cependant, il est possible d’inscrire une mention de bénévolat aux états financiers sans les inscrire dans les registres comptables. Il s’agit d’ajouter une note afférente aux états financiers. Pour voir un exemple de note afférente aux états financiers, consultez la section 2.2 du Guide argent. Pour voir un modèle d’outil de suivi des bénévoles, consultez le registre des bénévoles dans la boîte à outils.

Autrement, si l’organisme reçoit des dons ou des services, par exemple du travail de bureau exécuté gratuitement par un professionnel, et que, n’eût été ce don, l’organisme aurait quand même acheté ces services, il peut s’agir d’un don reçu sous forme de services.

Pour en savoir plus au sujet de la comptabilisation des dons reçus sous forme de biens ou de services, consultez la section 2.1.2 du Guide argent.

Dans tous les cas de bénévolat effectués dans votre organisme, il serait judicieux de vérifier que l’accomplissement de travail bénévole est couvert par l’assurance responsabilité civile de votre organisme ou protégé par la CNESST (au Québec) ou un autre organisme provincial de protection de la santé et sécurité des travailleuses et travailleurs et des normes du travail.

Attention : seuls les organismes de bienfaisance enregistrés peuvent remettre des reçus de dons de charité. Les dons reçus par les organismes de bienfaisance enregistrés doivent répondre à certains critères pour qu’un tel reçu puisse être délivré. Malheureusement, le bénévolat ou les dons sous forme de services ne répondent pas à ces critères, à moins de faire l’objet de deux opérations distinctes : le paiement pour la prestation d’un service et la réception d’un don. Consultez la section 5.3. du Guide argent.

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Comment harmoniser la visibilité offerte dans le cadre d’échanges de services entre l’organisme et ses différents partenaires?

Dans le cas d’un événement ou d’une programmation, il est fréquent de négocier des échanges de services avec divers partenaires en contrepartie d’une visibilité. Il s’agit d’une commandite, appelée aussi parrainage. Il devient nécessaire d’offrir une visibilité équitable à ces différents partenaires.

Il est recommandé d’établir un plan de visibilité qui fonctionne par paliers progressifs ou par forfaits. Ce plan facilitera l’harmonisation de la visibilité offerte dans le cadre de plusieurs transactions non monétaires avec des partenaires différents. On peut s’inspirer du modèle de plan de visibilité qui se trouve dans la boîte à outils.

Pour illustrer cette recommandation, prenons l’exemple fictif d’un organisme qui reçoit la location gratuite d’un projecteur numérique pour un événement de 10 jours. La juste valeur marchande est établie à 450 $. Un second commanditaire offre gratuitement un buffet pour le lancement d’une valeur de 675 $. Ces deux organismes se verront offrir une visibilité en échange. Un plan de visibilité est établi pour cet événement et se décline en forfaits selon la valeur marchande des contributions : le forfait A entre 250 $ et 499 $, le forfait B entre 500 $ et 999 $, le forfait C entre 1 000 $ et 1 500 $ et ainsi de suite.

Selon le plan de visibilité proposé, le premier commanditaire se verra offrir le forfait A, et le second, le forfait B, conformément à ce modèle de plan de visibilité.

On se rappelle que l’évaluation de la JVM n’est pas une science exacte et qu’il n’existe pas de barèmes universels. Il est possible d’utiliser plusieurs méthodes pour établir la JVM, soit la méthode de comparaison, la méthode du coût ou la méthode de l’évaluation par un expert. À ce sujet, nous vous invitons à lire la FAQ Comment déterminer la juste valeur marchande (JVM) des opérations non monétaires.

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Est-on obligé de produire un document lorsqu’on effectue une transaction non monétaire?

D’un point de vue de reddition de compte et d’audit comptable et fiscal, un document est requis pour attester toute transaction non monétaire comptabilisée aux états financiers.

La JVM du service ou du bien reçu est normalement établie par la personne qui fait le don selon le prix de vente habituel que paient ses clients et partenaires. Consultez la section 3.1, « Évaluation de l’échange », dans le Guide argent.

Une personne ou un organisme qui vous offre un don ou un service le fait aussi pour contribuer à un projet ou à une cause. On peut présumer qu’exiger une facture ou un contrat de la part de cette personne ou de cet organisme est susceptible de lui créer du travail supplémentaire, voire de démotiver le don.

Afin d’éviter de générer des situations problématiques, il est conseillé que l’organisme qui reçoit le don propose de se charger de la production des documents de la transaction non monétaire et de les remplir pour le donateur.

En plus de lui rendre service, vous vous assurez d’avoir en main les documents requis pour votre comptabilisation. Voilà une bonne pratique à intégrer!

Poursuivez votre lecture au point 3.2, « Lettre d’entente ou contrat ». Vous trouverez un gabarit de reçus de dons (distinct du reçu de don de charité) dans la boîte à outils du Guide argent.

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Peut-on calculer la valeur des services qu’un organisme offre à ses membres?

Certains organismes offrent à leurs membres des avantages qui se traduisent en gratuités, en rabais ou en accès à certains services, au centre de documentation ou à de l’équipement spécialisé. Il s’agit de privilèges offerts aux membres.   Pour devenir membre, une personne doit payer sa cotisation annuelle selon les règlements établis par l’organisme. Il est raisonnable de croire que la valeur marchande des services et de l’équipement offerts dépasse largement la valeur monétaire de la cotisation annuelle dans un OBNL. D’une certaine façon, l’organisme offre plus que ce qu’il reçoit directement en argent de ses membres. En fait, ce sont les subventions et les autres revenus autonomes qui permettent de financer les services offerts aux membres.

Pour cette raison, il n’est pas recommandé de comptabiliser aux états financiers la valeur marchande des services offerts aux membres en contrepartie de la cotisation annuelle. Il ne s’agit pas d’une transaction non monétaire proprement dite.

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Qu’en est-il de la JVM d’une œuvre d’art donnée en vue d’une vente aux enchères?

Il est important de définir l’intention et le contexte du don d’une œuvre d’art. Par exemple, s’agit-il d’une collecte de fonds ou du montage d’une collection au sein de l’organisme? L’œuvre pourra-t-elle être vendue ou non?

Pour établir la JVM d’une œuvre donnée, on retient la méthode d’évaluation par un expert ou un comité d’experts ou de pairs. Un document attestant la valeur de l’œuvre est produit après qu’on a convenu des critères d’évaluation.

Dans le cas de biens exceptionnels ou de valeur importante (terrains, bâtiments, objets de collection et œuvres d’art d’artistes de renommée), il peut être pertinent de faire appel à une tierce partie professionnelle et indépendante.

Pour l’émission, par un organisme de bienfaisance, d’un reçu de don de charité en contrepartie d’une œuvre, consultez les sections 5.2.1, 5.2.2 et 5.2.3 du Guide argent.

Également, plusieurs considérations fiscales et comptables sont à déterminer, telles que les taxes pour les organismes, les taxes pour les artistes inscrits, les œuvres qui constituent un actif pour l’organisme receveur et l’amortissement des œuvres d’art. Votre CPA peut vous accompagner dans ces opérations comptables.

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